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J’aime pas classer mes papiers…vive la dématérialisation !

S’il y a bien une chose qui m’ennuie profondément, c’est de classer mon courrier et ranger mes papiers dans des classeurs (ou des «fardes» pour les Girleek belges). En effet, ces classeurs, que je n’ouvre jamais sauf pour y ajouter […]

S’il y a bien une chose qui m’ennuie profondément, c’est de classer mon courrier et ranger mes papiers dans des classeurs (ou des «fardes» pour les Girleek belges). En effet, ces classeurs, que je n’ouvre jamais sauf pour y ajouter de nouveaux documents, finissent par prendre la poussière sur mes étagères.

Et pour quoi ? Parce qu’ici en Belgique, et c’est d’ailleurs la même chose en France, j’ai l’obligation de garder au moins 5 ans certains documents, tels que les factures de gaz, d’électricité, ou encore mes extraits de comptes bancaires.

Résultat des courses, nous nous retrouvons tous submergés de documents et nous encombrons ainsi nos lieux de vie.

A quand la dématérialisation, le «zéro papier» ??  A l’ère du numérique, force est de constater que nous recevons encore beaucoup trop de documents papier (et des factures 🙁 ) dans nos boîtes aux lettres.

Or, la bonne conservation des documents ou la récupération des données, qu’elle s’adresse aux entreprises ou aux particuliers, est tout un art, car qui dit «dématérialisation», ne dit pas «youpi, je numérise mes papiers, je les rassemble en tas et je les brûle dans la cheminée !». Non. Il faut procéder par ordre et méthode.

Une fois numérisés et classés dans des dossiers sur votre ordinateur, veillez à bien conserver les documents originaux dans un lieu sûr. Pour certains documents, comme l’acte de propriété et certaines polices d’assurances, je vous suggère même de louer un coffre à la banque, car si par malheur votre maison brûlait, avoir ces documents à l’extérieur constituerait un gain de temps considérable.

Une fois fait, il ne vous reste plus qu’à faire régulièrement des «backups» sur un disque dur externe ou des services de stockage en ligne, communément appelé «cloud». N’oubliez pas que vous devez pouvoir y accéder facilement pour y ajouter de nouveaux fichiers.

Enfin, il existe également des services qui font tout à votre place, c’est à dire, qui viennent récupérer les documents, les numérisent, les gardent en lieu sûr, réalisent des «backups» et vous les restituent en cas de besoin.

Le bémol dans l’histoire est que je dois continuer à classer les papiers moi-même, grrrr !

JGK

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